心構え 細部まで考えシンプルにアウトプットする

■ロジスティクスのプロジェクトマネージャーは全ての影響範囲において緻密さを求められる。

対象とのなる範囲は膨大である。
　【物の流れ】
　　現場の作業手順
　　入庫までの物の流れ
　　受け取った後の工程
　【情報の流れ】
　　得意先内での情報処理の流れ
　　社内のデータ処理
　　報告データの出力方法
　　報告したデータの得意先内での活用方法
さらには、得意先内の事業展開の見通しや、自社内でのインフラ整備予定、中長期の事業展開計画、
財務状況、インフラの現状、作業員の状況などなど

その他にもプロジェクトに影響する事、影響しそうな事、未来的に影響する見込みのある事、全てにおいて
計画に盛り込むか、または盛り込む検討を行う事が要求される。


ここまで情報を集め、業務仕様を作成する。

情報が膨大になる為、仕様を検討するのはかなりの労力を要する。
また、アウトプットとなる検討結果を記載した書類も膨大になり細かな情報が並ぶ。

結果的に難解な資料が完成する。


■難解な情報をわかりやすく伝える義務がある

膨大な情報を難解な資料でアカデミックに説明する事はプロジェクトリーダーなら誰にでも可能だ。
また、その方が楽である。

自分の仕事は範囲がここまで、という役割ならここで問題ないだろう。

しかし、ロジスティクスのプロジェクトリーダーは違う。
物を期待通りに届けて、得意先内の事業に貢献してナンボの世界である。

だから、情報を整理し仕様を策定しただけでは終わりではない。
それを伝え、仕様を具現化し、立上げ、滞りなく進行する。
までが役割なのである。

この事を前提にすると、
当然、策定した仕様はメンバーに伝わらなければ意味がなく
伝わるように資料を作成し、説明しなければならない。


■伝わるようにする

どうやったら伝わるようになるか。

まず、シンプルにすること。
そして、わかりやすい表現にすること。

他にも様々あるが、この2点をまず注意したい。

基本的には３ステップである
　１　結果を伝え
　２　その理由を完結に説明し
　３　根拠となるデータを提示する

基本的にはこの繰り返しとなる。

膨大な情報から仕様を策定しているので、シンプルにすると説明しきれない情報も中にはある。

これからの進行に影響が無い情報なら説明は省く。
潔く省く。
所謂情報の取捨選択である。

中々これができない。
人は、持っている情報を伝えたがる。
ただ、情報が多いと埋もれてしまって本当に伝えたい事が伝わらなくなる。
だから、情報を取捨選択するのである。

きちんと必要な情報を３ステップで説明していく。

これだけでもかなり効果がでるはずである。


あとは、説明資料の作成の仕方。

細々説明文章を乗せる必要はない。
必要ならば別紙にするなどし、メインで使用する説明資料にはポイントのみを記載する。


ここまで書くと想像されると思うが、世に出ている『　受けるプレゼン方法　』と同じである。


世に出ているプレゼンの手法は、営業が得意先に売り込む時、自分を誰かに売り込む時、に主眼を置いているが
自分がまとめた仕様をメンバーに伝える、というプロジェクトマネージャーの仕事でも必要なスキルなのである。

長々と書いたが、結論は
　プロジェクトマネージャーにはプレゼンスキルが必須
であり、
　細部まで考えシンプルにアウトプットする
が最初の課題となる。